Ewidencja przebiegu pojazdu - obowiązek czy udogodnienie?

Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Każdy przedsiębiorca, który chce wliczyć w koszty działalności wydatki związane z używaniem samochodu osobowego, niestanowiącego środka trwałego firmy, ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Dodatkowo takie pojazdy muszą spełniać jeden z poniższych warunków:

● być własnością przedsiębiorcy,
● być własnością pracownika przedsiębiorcy,
● być własnością innego podmiotu wykorzystywaną na podstawie umowy użyczenia, najmu lub dzierżawy.

Ponadto wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu mają również Ci podatnicy, którzy zgłosili do właściwego urzędu skarbowego swój pojazd (VAT-26), celem odliczenia 100% VAT od zakupu samochodu, paliwa oraz jego wydatków eksploatacyjnych. Dzieje się tak na mocy nowelizacji ustawy o podatku VAT z 1 kwietnia 2014 roku. Można w ten sposób pomniejszyć podatek pojazdów o masie do 3,5 tony, które są wykorzystywane tylko i wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, np. jako leasing lub środek trwały.

Co powinna zawierać prawidłowo wypełniona kilometrówka?

Format kilometrówki jest definiowany w ustawie o podatku dochodowym. Ewidencja może być prowadzona zarówno przez przedsiębiorcę, jak i osoby przez niego zatrudnione, ale zawsze musi być finalnie potwierdzona podpisem przedsiębiorcy.

Wytyczne od strony technicznej składają się z poniższych elementów:

● imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazd,
● pojemność silnika i numer rejestracyjny pojazdu,
● liczba porządkowa trasy,
● data wyjazdu,
● opis skąd i dokąd wiodła trasa,
● cel,
● liczba przejechanych kilometrów,
● stawka za 1km przebiegu (ustalona na podstawie pojemności silnika),
● kwota powstała w wyniku przemnożenia liczby kilometrów przez stawkę,
● aktualny stan licznika,
● dane i podpis przedsiębiorcy.

Kilometrówki sporządza się dla okresów miesięcznych. Każda ewidencja przebiegu pojazdu musi być zwieńczona podpisem pracodawcy, więc w przypadku elektronicznej formy prowadzenia ewidencji należy pamiętać o wykonywaniu bieżących wydruków. Należy też pamiętać, że w przypadku ujęcia wydatków w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR), potrzebne będą dokumenty potwierdzające ich powstanie.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

W internecie jest wiele narzędzi do sprawnego wypełniania kilometrówek. Niektóre z nich są integralną częścią ogólnego oprogramowania do prowadzenia firmy, więc wiążą się z większymi kosztami obsługi. W przypadku poszukiwania narzędzi stworzonych typowo do wprowadzania kilometrówek, można wypróbować takie aplikacje jak e-kilometrowka.pl. W kilku krokach uzupełnia się dane o firmie, samochodach, kierowcach i już można przejść do wprowadzania przebytych tras. Aplikacja cechuje się wizualnym minimalizmem oraz takimi udogodnieniami jak:

● automatyczne zliczanie licznika,
● definiowanie szablonowych tras,
● definiowanie szablonowych kosztów,
● dostępna na urządzeniach mobilnych,
● wydruki poszczególnych zestawień,
● brak potrzeby instalacji na komputerze,
● online - dostęp z każdego miejsca na świecie.

Pierwszy miesiąc korzystania z e-kilometrowka.pl jest DARMOWY. Każdy użytkownik może sprawdzić aplikację, bez żadnych zobowiązań. Na uwagę zasługuje też szeroki wybór pakietów - od miesięcznego, aż do rocznego okresu dostępu do panelu.