Urzędnik pisze pismo. Ale o co mu chodzi? Język urzędowy, czyli niezrozumiały?

Znacie to: niby macie skończone studia wyższe, niby jesteście prawdziwymi fachowcami w swojej dziedzinie, niby czytacie dużo książek, niby jesteście na bieżąco z technologicznymi nowinkami, niby prowadzicie własną firmę, a jednak, gdy bierzecie do rąk pismo z urzędu, czujecie się - delikatnie mówiąc - życiowo nieporadni?

Czytacie na przykład takie oto zawiadomienie:
„Mikroprzedsiębiorcy, mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy zmienianej w art. 12 w okresie od dnia 1 lipca 2016 do dnia 30 czerwca 2018 mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a par.2 ustawy zmienianej w art.1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, na żądanie skierowane na podstawie art. 193a, art. 274c par. 1 pkt 2 i art. 287 par. 1 pkt 3 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, oraz art. 287 par. 1 pkt 3 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, w związku z art. 31 ust. 1 ustawy zmienianej w art. 4, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, a także art. 13b ust.1 pkt 2 ustawy, o której mowa w art. 4, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.”

- Język jest dla prawnika podstawowym narzędziem pracy. Jednak nawet mając doświadczenie w branży, gdybyśmy dostali zapytanie w kancelarii prawnej, co oznacza powyższa norma prawna i czego w ogóle dotyczy, to pewnie przygotowanie opinii w tej sprawie zostałoby wyliczone na 8 godzin pracy adwokata czy radcy prawnego - pociesza dr Michał Rudy, prawnik z Uniwersytetu SWPS we Wrocławiu.

Do specjalisty i do człowieka
Czy sędzia, adwokat, prokurator, radca prawny, urzędnik, pracownik korporacji albo lekarz nie mogą mówić jak ludzie do ludzi? Czy w ogóle prawników albo urzędników można zrozumieć? Czy oni muszą mówić do nas, klientów, petentów, pacjentów niezrozumiale? - Nie. Prawnicy powinni mówić jak najprostszym językiem - uważa prof. Jacek Sobczak, sędzia Sądu Najwyższego, prodziekan Wydziału Prawa Uniwersytetu SWPS. Od lat przypomina swoim kolegom po fachu, że prawnicy są dla ludzi. - Klient sądu, klient adwokata, klient radcy prawnego, klient prokuratora powinien rozumieć, co się do niego mówi. Co innego, gdy mamy do czynienia z dyskursem między prawnikami. Wtedy powinni oni mówić językiem precyzyjnym, czyli prawniczym - mówi.

Prof. Sobczak uważa, że pod względem językowym trzeba wyraźnie oddzielić ustne uzasadnienia od uzasadnień pisemnych: - Ustne uzasadnienie, które jest kierowane do oskarżonego czy pokrzywdzonego w sprawach karnych, do powoda, pozwanego, ewentualnie do interwenientów ubocznych. Najczęściej są to osoby nielegitymujące się wykształceniem prawniczym. Zatem motywy ustne powinny być podane prostym językiem, zrozumiałe, wolne od prawniczego żargonu. Natomiast w pisemnych uzasadnienia kierowanych w dużej mierze do prawników, język prawniczy jest konieczny i usprawiedliwiony - tłumaczy.

Znawca prawa i realiów sądowych przekonuje, że prawnicy powinni przełamać opór psychiczny i zacząć mówić językiem prostym, takim samym, jakim mówią do żony, męża i do dzieci. Tymczasem chowają się za fachowym słownictwem najczęściej z jednego prostego powodu - boją się, że wypadną głupio.

Czytaj dalej na kolejnej stronie
Krócej się nie da?
Z trudnym językiem prawniczym miewamy do czynienia od czasu do czasu. Znacznie częściej zmagamy się z odszyfrowywaniem pism urzędowych napisanych niezrozumiałą, zawiłą polszczyzną, naszpikowanych tajemniczymi numerami ustaw. Zastanawiamy się, czy nie można ich napisać prościej i krócej? Przecież jedno zdanie, że trzeba pismo uzupełnić o podpis, wystarczyłoby zamiast takiego oto wywodu:
„Urząd Miasta i Gminy w Białej Rawskiej uprzejmie informuje, że w dniu 12 grudnia 2012 roku do tutejszego Urzędu wpłynęło pismo z dnia 06.12.2012 r. od Pani (...) i od Pana (...), na którym brak jest podpisów osób składających pismo. Na piśmie tym, w jego końcowym fragmencie, pismem maszynowym wskazano imiona i nazwiska wnioskodawców oraz pełnomocnika. Tymczasem art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.) określa wymogi minimalne pisma do organu administracyjnego, zaś z §. 3 art. 63 powoływanej ustawy wynika, że w przypadku zachowania formy pisemnej, niezbędny jest podpis wnoszącego. Tego wymogu Państwo nie dochowali z uwagi na brak podpisów własnoręcznych pod wnoszonym pismem. W związku z powyższym tutejszy organ będzie mógł odnieść się do pisma przesłanego przez Panią (...) i (...) po złożeniu podpisów na przesłanym piśmie, lub przesłaniu pisma o takiej samej treści opatrzonego podpisami osób je wnoszących.”

Najpierw czyta szef
Językoznawca i specjalista od komunikacji dr Tomasz Piekot z Instytutu Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego dziwaczny język formalny nazywa wprost bełkotem. Od sześciu lat kieruje Pracownią Prostej Polszczyzny, która bada teksty instytucji adresowane do masowego odbiorcy (tzw. każdego obywatela), upowszechnia wiedzę o prostej i przystępnej polszczyźnie. Wyjaśnia, dlaczego tak często pisma urzędowe napisane są sztywnym, skomplikowanym i sztucznie rozwlekłym językiem: - Wielu urzędników i pracowników firm, których pisma analizujemy, na pytanie: „Dlaczego w ten sposób piszecie?”, odpowiada wprost, że każde ich pismo ma drugiego, ukrytego adresata. Jest nim zwierzchnik autora. Nawet, jeżeli pracownicy piszą do klienta czy zwykłego obywatela, zawsze w głowie mają to, co powie szef czy szefowa, którzy przecież muszą ich pisma zatwierdzić.

Dr Piekot przyznaje, że w badaniach lepiej wypadają początkujący urzędnicy czy pracownicy korporacji. Ich język jest jeszcze świeży i zrozumiały. - Później, przez parę tygodni ktoś wszystkie ich teksty poprawia, a czasem odrzuca. Trochę przypomina to falę w wojsku - opowiada szef Pracowni. - Po takiej językowej musztrze każdy pisze już „jak trzeba”. Pewien sędzia powiedział nam kiedyś, że niektórzy sędziowie celowo piszą uzasadnienia wyroków trudnym językiem, zwłaszcza w sądach administracyjnych. Ta strategia ma po prostu pokazać przełożonym, że taki sędzia jest już gotowy do awansu. Sygnałem tej gotowości mają być właśnie skomplikowane cytaty lub parafrazy przepisów. Nie dziwię się, że ludzie wychodzą z sądu i pytają swoich prawników, czy wygrali, czy przegrali. To przykre, że język prawa jest prosty (por. Nie zabijaj!, Nie kradnij!), a język prawników - skomplikowany.

Prościej znaczy skuteczniej
Jak się okazuje, napisany bardziej zrozumiałym językiem dokument urzędowy może być o wiele bardziej skuteczny. Rok temu głośno było o eksperymencie izb skarbowych w Poznaniu i w Zielonej Górze, które do podatników wystosowały upomnienie napisane tradycyjnym, urzędowym stylem. Natomiast do drugiej części zapominalskich wysłały prosty list z prośbą o zapłatę zaległości. W pierwszej wersji ludzie dostawali tabelki opatrzone sztywnymi i bezosobowymi formułami typu: „Wzywa się do wykonania obowiązku objętego niniejszym upomnieniem w terminie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia.” Albo: „Niewykonanie obowiązku we wskazanym terminie spowoduje skierowanie sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, wskutek czego powstanie obowiązek uiszczenia kosztów egzekucyjnych, które zaspokajane są w pierwszej kolejności.”

Adresaci, których fiskus po ludzku poprosił o zapłacenie zaległego podatku, zaczynali lekturę listu od miłych zwrotów grzecznościowych „Szanowny Panie/Szanowna Pani”. Dowiadywali się, że 8 na 10 mieszkańców województwa lubuskiego zapłaciło już podatek i że oni zaliczają się do nielicznej grupy, która jeszcze nie spełniła tego obowiązku. Fiskus uprzedzał grzecznie: „Kwota niezapłaconego przez Szanownego Pana/Szanowną Panią podatku może rosnąć o odsetki”. Ostrzegał też lojalnie: „Jeśli nie zapłaci Szanowny Pan/Szanowna Pani należnego podatku, może Szanowny Pan/Szanowna Pani podlegać egzekucji administracyjnej”. Na koniec z góry podziękował za spełnienie obywatelskiego obowiązku. Efekt? Zaległości uregulowało o 30 procent więcej podatników, do których skarbówka napisała normalnym językiem, niż tych, którzy otrzymali sztywne urzędowe upomnienie.

Czytaj dalej na kolejnej stronie
Firma sztywna jak urząd
Dr Piekot zwraca uwagę, że o pomoc w eksperymencie polscy urzędnicy skarbowi poprosili Bank Światowy. Chcieli, by eksperci z międzynarodowej instytucji pokazali im, jak pisać teksty urzędowe inaczej, na miękko. Dlaczego nie zwrócili się do polskich firm czy instytucji? Zdaniem wrocławskiego językoznawcy, w Polsce nie rozwinął się język komercyjny, który tak, jak w USA czy w Europie Zachodniej traktuje klienta przyjaźnie i rzeczowo. Polskie firmy posługują się głównie stylem formalnym, zapożyczonym od urzędów, a zatem językiem regulującym i w dużym stopniu opresywnym.

Jak mówi dr Piekot, w Polsce firmy zajmujące się windykacją czy też sprzedające prąd, gaz, ubezpieczenia, a także banki, mają coś w rodzaju urzędowego DNA. Językowo przypominają urzędy, a przecież od urzędów powinny się odróżniać. I to Pracownia Prostej Polszczyzny próbuje zmienić.

- Czas, byśmy doczekali się w Polsce podziału komunikacji publicznej na państwową, urzędową, zgodnie z którą można pisać stylem urzędowym, i na mniej formalną, komercyjną. Jako państwo i jako wspólnota jesteśmy, tak sądzę, gotowi na stworzenie polskiego języka komercyjnego. Swobodnego, naturalnego i zarazem eleganckiego - przekonuje naukowiec z Uniwersytetu Wrocławskiego. Zmiana języka, jakim posługują się firmy w kontaktach z klientami, jest tym bardziej potrzebna - dodaje językoznawca - ponieważ jako konsumenci zaczynamy już świadomie kupować nie tylko produkty czy usługi, ale także dobre doświadczenia.

Temu ma służyć nowy projekt, który właśnie rozpoczęła Pracowania Prostej Polszczyzny, czyli diagnoza firmowych monitów i upomnień. - Nasze badania nie będą nikogo karcić czy oceniać. Chcemy raczej przygotować dla autorów bogaty merytorycznie poradnik. Pokażemy w nim zjawiska, których dobre firmy powinny unikać. Przedstawimy też przykłady dobrych praktyk - opowiada koordynator projektu. - Język firmowych monitów jest trudny, zbyt urzędowy i wyraźnie inny niż język korespondencji marketingowej czy obsługowej. Niestety, klienci wyczuwają różnice w tonie komunikacji i zmianie podejścia. Wielu z nich uważa, że teksty upominawcze to najgorsze doświadczenia, które firma po cichu dodaje do swoich produktów czy usług.

Łona rapuje o monitach
Inspiracją do badania monitów stała się dla wrocławskich językoznawców piosenka „What i Owe” rapera Łony. Utwór opowiada o sztampowych monitach, pisanych „z taką, czy ja wiem, rezerwą”. Raper proponuje pracownikom korporacji, by pisali bardziej po ludzku: „I z luzu porcją niech słowa to będą”.

- Polskie firmy przesyłają swoim klientom komunikację, która jest w tonacji niespójna. Jest estetyczna, emocjonalna, kiedy ma charakter marketingowy, kiedy firma nas do czegoś zachęca, namawia. Ale kiedy o czymś zapomnimy, nasza firma zmienia oblicze, pokazuje drugą, naburmuszoną twarz - mówi dr Tomasz Piekot. - I wtedy przestaje nas szanować. Pisze przy tym tak, że nie jesteśmy w stanie zrozumieć tego, za co nas upomina ani do czego nas zmusza.

Językoznawca przypomina, że w polskiej kulturze mamy zasadę: „Traktuj odbiorcę tak, by nie poczuł się gorzej, niż czuł się przed rozpoczęciem komunikacji”.

- Niektóre polskie firmy to wiedzą i w monitach piszą na przykład, że w ich systemie nie widać jeszcze naszej wpłaty (zamiast, że wpłaty nie zrobiliśmy). I to jest dobra strategia - wyjaśnia dr Piekot. - Firma pomniejsza naszą winę, bierze ją na siebie.

Jest to polska strategia pomniejszania winy rozmówcy. Nie znaczy to, że pracownicy firm i urzędnicy nie mają nad czym pracować. Jednym z mniej przyjemnych nawyków jest nadmierna chęć pomagania. Chodzi o manierę pytania: „W czym mogę pomóc?”. Przesady w tej komunikacji jest więcej. Każda firma się też ciągle o nas troszczy czy wpada w egzaltację (pragniemy nadmienić, ufamy, iż…)