Analizując sytuację w polskiej administracji publicznej, możemy dojść do niezbyt pozytywnych wniosków. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, aż w jednej trzeciej polskich urzędów przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw dokumentowany jest wyłącznie w formie papierowej. Najgorzej sytuacja wygląda na poziomie gmin, gdzie aż 37 proc. urzędów dokumentuje sprawy tylko w tradycyjny sposób.

W ocenie Polaków urzędy nadal nie przystają do realiów XXI w. Sami urzędnicy jednak nie dostrzegają problemów. Aż  85 proc. z nich ocenia pozytywnie rezultaty z przeprowadzonych projektów informatycznych. Tymczasem np.  z elektronicznego zarządzania dokumentacją  korzysta jedynie 42 proc. z nich, przy czym odsetek ten, od kilku lat pozostaje na bardzo podobnym poziomie.  



- Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele. Możemy ich upatrywać m.in. w skostniałym systemie, niechęci samorządów do inwestowania w jakiekolwiek ponad statutowe działania oraz nieznajomość dostępnych możliwości –wyjaśnia Piotr Kiser, dyrektor marketingu z Ailleron.

Zdaniem Marcina Sieprawskiego, Head of Big Data Lab w Ailleron, braki w procesie cyfryzacji administracji wyraźnie widać często w ich niepoprawnym funkcjonowaniu. Niechlubnie wyróżniają się  strony internetowe urzędów oraz biuletyny informacji publicznej (BIP). Jak zaznacza ekspert, strony są mało przejrzyste, przestarzałe, a problem potęguje dodatkowo brak standaryzacji w wyglądzie stron.


-Priorytetem powinno być także jak najszybsze otwarcie się na nowinki informatyczne. Urzędnicy nie uciekną też od zapewnienia swoim petentom możliwości załatwiania spraw administracyjnych za pośrednictwem Internetu - dodaje Sieprawski z Ailleron.

Jak mówią informatycy niczym nie zwykłym byłoby podobnie jak w bankach kontakty z  urzędnikiem  za pośrednictwa połączenia video lub na czacie, szyfrowane przesyłanie dokumentów, zdjęć czy podpisanych wniosków . To wszystko przyczyni się do szybszego załatwienia spraw, bez stania w długich kolejkach.


 

 -Wirtualny urząd może być bardzo przydatnym narzędziem przede wszystkim dla osób niepełnosprawnych, dla których załatwienie spraw w urzędzie może być  nie lada wyzwaniem – dodaje Piotr Skrabski, dyrektor zarządzającyLiveBranch z Ailleron.