Samochód w firmie, czyli jak trzeba rozliczyć się z urzędem skarbowym

Jakie są najważniejsze zmiany w ustawie dotyczącej odliczania VAT od pojazdów używanych w firmie?
Wprowadzone od 1 kwietnia 2014 roku zmiany są istotne dla każdego przedsiębiorcy. Kto bowiem w dzisiejszych czasach nie używa samochodu w firmie? Na tle obowiązujących przepisów, najważniejszą kwestią dla przedsiębiorcy jest podjęcie decyzji o tym, do której z grup zakwalifikować używane w firmie auto. Po podjęciu decyzji  podatnik prowadzący działalność  musi pamiętać o:
1. aktualizacji badań technicznych - jeżeli konstrukcja samochodu wykorzystywanego w firmie wyklucza możliwość jego używania do celów innych niż prowadzona działalność,
2. zgłoszeniu auta w urzędzie oraz na bieżącej ewidencji przebiegu pojazdu – jeżeli samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością,
3. zmianie zasad odliczeń VAT (50 proc.) - jeżeli pojazd wykorzystywany jest w firmie i do celów prywatnych.

Jak dzielimy pojazdy na kategorie ze względu na sposób odliczania VAT?
Przepisy dotyczące zmiany ustawy o VAT, obowiązujące od 1 kwietnia 2014 roku, dzielą pojazdy na trzy kategorie. Pierwsza z nich to pojazdy ze 100 proc. odliczeniem VAT, bez konieczności udowadniania, że wykorzystuje się je wyłącznie w działalności gospodarczej. Ta kategoria obejmuje głównie pojazdy, których konstrukcja wyklucza użycie do celów innych niż działalność, na przykład koparki, ładowarki, samochody ciężarowe. Kolejną grupę stanowią pojazdy ze 100 proc. odliczeniem, które jednak wymagają od przedsiębiorcy udowodnienia, że samochód nie może zostać wykorzystany w celach innych, niż prowadzona działalność. Co istotne – w oparciu o dotychczasowe wyjaśnienia ministerstwa finansów – w przypadku pojazdów drugiej kategorii należy wykluczyć nawet potencjalną możliwość ich wykorzystania do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością.

Zatem, jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność we własnym mieszkaniu i wykorzystuje jedno auto, jako firmowe, to organ podatkowy może kwestionować zakwalifikowanie go do pojazdów ze 100 proc. odliczeniem VAT.

Trzecia kategoria to pojazdy z 50 proc. odliczeniem VAT, przy których zakłada się z góry, że samochód może być wykorzystywany do celów innych niż działalność i nie nakłada się na podatnika żadnych dodatkowych obowiązków ewidencyjnych, czy zgłoszeniowych.

Czym powinien kierować się przedsiębiorca wybierając pojazd do danej kategorii?

O tym, czy dany pojazd wykorzystywany w firmie będzie zaliczany do grupy pierwszej, decydują przede wszystkim jego parametry techniczne oraz posiadane przez właściciela dokumenty potwierdzające te parametry. Trudności mogą napotkać przedsiębiorcy kwalifikujący pojazdy do kategorii drugiej i trzeciej. Pojazdy samochodowe należące do tych grup są takie same, a odpowiedzialność za konsekwencje podjętej decyzji spoczywają na samym podatniku.
Wskazanie, że pojazd użytkowany jest wyłącznie do celów działalności wiąże się z koniecznością prowadzenia dokumentacji pozwalającej udowodnić przed organem podatkowym wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą. Podatnicy, którzy nie chcą narażać się na dodatkową biurokrację najczęściej rezygnują z pełnego odliczenia VAT na rzecz odliczenia 50 proc., kwalifikując pojazd do kategorii trzeciej. W takim przypadku nie są zobowiązani do udowadniania, że wykorzystują samochód wyłącznie do działalności. Dodatkowo, w przypadku kategorii trzeciej, pozostałe 50 proc. nieodliczonego VAT może stanowić koszt uzyskania przychodu w ujęciu podatku dochodowego, a więc nie będzie pomniejszało podatku należnego VAT, ale zmniejszy zobowiązanie z tytułu PIT.

O jakich formalnościach trzeba pamiętać przy rozliczaniu VAT w ramach poszczególnych kategorii?

W przypadku pojazdów kwalifikowanych do pierwszej kategorii, ustawodawca zwolnił podatnika z obowiązku zgłaszania samochodu do urzędu oraz prowadzenia dodatkowych ewidencji przebiegu pojazdu. Wymaga natomiast posiadania dokumentów potwierdzających wskazane parametry techniczne dla danego pojazdu (m.in. z okręgowej stacji kontroli pojazdów). Wskazanie, że pojazd użytkowany jest wyłącznie do celów działalności – kategoria druga - wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia pojazdu w urzędzie na druku VAT-26, koniecznością prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz ustaleniem zasad używania pojazdu w firmie.
Wszystkie te obowiązki nałożone na podatnika mają pomóc w udowodnieniu, że samochód nie jest używany w celach innych, niż związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podatnicy kwalifikujący pojazdy do grupy trzeciej są zwolnieni z obowiązków zgłoszeniowych i ewidencyjnych.