Koniec z bełkotem w pismach. Urzędnicy uczą się pisać "po ludzku"

"Naczelnik Urzędu Skarbowego po rozpatrzeniu wniosku Podatnika (...) postanawia uznać stanowisko przedstawione we wniosku za prawidłowe w stanie faktycznym przedstawionym we wniosku". Co to znaczy? Szef skarbówki się z nami zgadza. To nie można tego prościej napisać?

Wiadomo, że w niektórych sytuacjach urzędnika obowiązują określone formułki, ale zawsze może przedstawić swoje stanowisko w przystępny sposób. Coraz bardziej przekonani są do tego pracownicy ZUS w Wałbrzychu, którzy uczą się, jak tworzyć bardziej zrozumiałą korespondencję. To pierwsza instytucja w regionie, która próbuje porzucić urzędniczy bełkot i zastąpić go sformułowaniami zrozumiałymi dla zwykłego Kowalskiego. To zapewne zadanie na lata, ale warto się postarać.

- Zdajemy sobie sprawę, że polski język urzędowy jest trudny dla przeciętnego obywatela. Ten z zakresu ubezpieczeń społecznych nazwany jest "zusowszczyzną" - przyznaje Katarzyna Serdeczna, rzeczniczka wałbrzyskiego oddziału ZUS.

Na szkoleniu urzędnicy uczą się m.in., jak trudne słowa zastąpić prostszymi, by nie utrudniać życia odbiorcy. - Często jest tak, że urzędowe pisma trzeba czytać ze słownikiem wyrazów obcych - zauważa Piotr Kalinowski z Wałbrzycha. Wie, co mówi, bo z żoną prowadzą działalność gospodarczą i dostają dziesiątki pism od różnych instytucji.

Nie oszukujmy się, nawet uproszczone pismo, musi wciąż uwzględniać przepisy prawne. Na pewno więc na jednym szkoleniu się nie skończy. Sama chęć wprowadzenia zmian jest już korzystna, bo zresztą w ostatnich latach instytucje próbują nas przekonać, że są dla nas - nie jesteśmy petentami, lecz klientami. Uproszczenie języka w pismach, z którymi najczęściej mamy do czynienia, to byłby duży ukłon w naszą stronę.

Anna Żabska z wałbrzyskiego ratusza zauważa, że np. decyzje, które wynikają z Kodeksu Postępowania Administracyjnego, muszą mieć pewną formę, wynikającą z prawa. - Zawsze urzędnicy służą jednak pomocą w wyjaśnieniu niejasnych dla mieszkańców spraw - mówi.

Podobnie tłumaczy Zbigniew Kuś z Izby Skarbowej we Wrocławiu. - W przypadku jeśli odbiorca nie zrozumie pisma, zawsze może się zwrócić o pomoc w wyjaśnieniu - mówi.

Stefan Augustyn z Urzędu Miejskiego w Świdnicy przekonuje, że starają się przygotowywać pisma w taki sposób, by były zrozumiałe dla mieszkańców. Dodaje, że przy nowych tematach korzystają z bezpośredniego kontaktu z mieszkańcami. - Niedawno do ponad 23 tysięcy skrzynek pocztowych rozesłaliśmy list-ulotkę, w której szczegółowo opisujemy, jakie zmiany czekają mieszkańców w związku z tzw. ustawą śmieciową - mówi.

I choć wygląda na to, że wszyscy bardzo chcą nam ułatwić życie, w praktyce wciąż jest nie najlepiej. Pani Helena, która pracuje w administracji od blisko 40 lat, przyznaje, że często winna jest rutyna i nawał pracy. - Standardowe pisma znamy na pamięć. Zmieniamy tylko dane personalne i ewentualnie odwołania do ustaw, gdy pojawiają się nowe przepisy. Kto by miał czas tłumaczyć je czy przepisywać - wzrusza ramionami.

Profesor Jerzy Bralczyk zwraca uwagę na jeszcze inny powód. Podkreśla, że część konstrukcji językowych wynika po prostu z konieczności sprostania normom prawnym, które są z natury zawiłe. - Poza tym urzędnicy sądzą, że tylko poprzez używanie specjalistycznego języka wykażą się kompetencjami odpowiednimi do stanowiska - zauważa prof. Jerzy Bralczyk.